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lunes, 26 de octubre de 2009

mejoras del access 2007

*Soluciones prediseñadas. La nueva pantalla Introducción incluye una serie de soluciones prediseñadas de base de datos. Utilícelas para el seguimiento de contactos, eventos, problemas, activos, tareas, etc., - o úselas como plantillas para realizar en ellas mejoras y ajustes que se adapten al tipo de información cuyo seguimiento desea realizar y a la forma en la que desea llevar a cabo dicho seguimiento. A medida que vayan estando disponibles otras plantillas de aplicaciones de Microsoft Office Online, se irán anunciando en la pantalla Introducción.
* Interfaz de usuario orientada a resultados. Office Access 2007 se ha actualizado para dotarlo de una apariencia renovada de manera que pueda crear y modificar aplicaciones de seguimiento (soluciones de base de datos Access) y trabajar fácilmente con ellas. La nueva interfaz de usuario orientada a resultados varía según el contexto y se ha optimizado para que sea más eficiente y fácil de usar. De los 1000 comandos disponibles, la nueva interfaz de usuario sólo utiliza los que son relevantes para la tarea que se lleva a cabo en un momento determinado. Además, la vista de ventanas por fichas, la nueva barra de estado, las barras de desplazamiento nuevas y la barra de título dan un aspecto muy moderno a las aplicaciones basadas en Office Access 2007.
* Exploración mejorada. El nuevo panel de exploración ofrece una vista global de las tablas, los formularios, las consultas y los informes. Incluso puede crear grupos personalizados para organizar y ver todos los formularios e informes relacionados con una sola tabla.
* Cree tablas rápidamente. Office Access 2007 facilita el trabajo directo sobre una hoja de datos para crear y personalizar tablas. Escriba información en una celda de datos - como lo haría en Microsoft Office Excel. Al especificar un valor nuevo, Office Access 2007 agrega automáticamente un campo nuevo y detecta el tipo de dato (por ejemplo, fecha, número o texto). Incluso puede pegar tablas de Excel en una hoja de datos nueva y Office Access 2007 creará todos los campos y reconocerá los tipos de datos automáticamente.
* Importe registros de contactos de Microsoft Office Outlook 2007. Office Access 2007 facilita el intercambio de registros de contactos de Access individuales con Office Outlook 2007. Puede importar un registro de contactos de Outlook a Office Access 2007. Asimismo, puede exportar un registro de contactos de Office Access 2007 y guardarlo como contacto en Office Outlook 2007.
# Filtre y ordene datos. Office Access 2007 facilita el filtrado de datos y, de este modo, ha aportado claridad a cuestiones empresariales. Para los tipos de datos de texto, número y fecha, existen varias opciones de filtrado. Por ejemplo, las nuevas opciones de filtrado facilitan el filtrado de una columna de fechas de todos los registros del día de hoy, ayer, la semana pasada, el mes próximo, el futuro, el pasado, etc. El filtrado se lleva a cabo de manera coherente entre Office Excel 2007 y Office Access 2007 de modo que no es necesario aprender ningún método para buscar la información necesaria.
# Trabaje con campos de varios valores. Office Access 2007 admite tipos de datos complejos, de forma que puede crear columnas que aceptan más de un valor en cada celda. Por ejemplo, si asigna una tarea a más de una persona, podrá incluir ambos nombres en la celda. La tecnología Windows SharePoint Services es compatible con estos tipos de datos complejos que ayudan a garantizar la simetría de datos entre los almacenes de datos locales y los basados en Web.
# Adjunte documentos y archivos a la base de datos. Sus aplicaciones pueden alojar información que puede resultar más interesante y útil que antes. Puede adjuntar varios archivos - como, por ejemplo, fotografías, documentos u hojas de cálculo, - a registros individuales dentro del almacén de datos para facilitar la consulta. Si el archivo no se encuentra en un formato comprimido, Office Access 2007 lo comprimirá automáticamente; de este modo, ahorrará espacio en el disco duro.
# Diseño de formularios interactivos. Office Access 2007 incluye una interfaz de diseño de formularios WYSIWYG (lo que se ve es lo que se obtiene). Puede diseñar y modificar el diseño del formulario en tiempo real en la pantalla - y obtener una vista previa de los formularios a medida que los crea. Con la interfaz de diseño WYSIWYG, puede crear formularios muy rápidamente; de este modo, puede pasar más tiempo trabajando y dedicar menos tiempo a cuestiones de diseño y formato.
# Texto enriquecido. ¿Texto en negrita? ¿En cursiva? No hay problema. Office Access 2007 proporciona compatibilidad de texto enriquecido para los datos almacenados en tablas.
Creación y adaptación de informes significativos
Utilice Office Access 2007 para disponer los datos complejos de forma organizada consolidando la información en informes significativos que facilitan la toma de decisiones con más fundamentos.
* Edición del modo de diseño de informes interactivo. Con la nueva funcionalidad de Office Access 2007, puede ver cómo los datos aparecerán en un informe mientras lo crea. Mediante la nueva interfaz WYSIWYG, puede manipular el diseño de informe directamente mientras examina los datos en el diseñador de informes, de modo que no tenga que ejecutar el informe para ver el aspecto que tendrá en la página. Esto facilita la creación de informes de aspecto profesional y ahorra tiempo.

* Acceso a informes de forma interactiva. El nuevo modo de exploración de informes hace que los informes sean más accesibles. Utilice las teclas CTRL+B para buscar registros, copiar datos en otras aplicaciones y obtener registros detallados para editar los datos. Con la nueva funcionalidad de filtrado, podrá obtener una información más clara para basar en ella sus decisiones.
* Agrupación de la información en informes. El panel de agrupación mejorado proporciona una imagen clara de agrupaciones de datos para obtener una vista previa de las modificaciones a medida que se aplican a los informes. Puede agregar fácilmente totales, subtotales, recuentos y otros elementos que ayudan a analizar los datos. También puede agrupar la información en una o varias capas y agregar subtotales.
Información supervisada compartida con otros
Office Access 2007 permite recopilar información de forma fácil y ponerla a disposición de otros usuarios con más seguridad y flexibilidad.
* Recopile datos mediante Office Outlook 2007. Office Access 2007 simplifica el proceso de recopilación de información de otros usuarios. Crea el formulario de recopilación de datos automáticamente en Microsoft Office InfoPath 2007 o HTML en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Puede enviar el formulario a los destinatarios mediante direcciones de correo electrónico contenidas en los contactos de Outlook o desde el propio Access. Office Outlook 2007 procesa los formularios entrantes y guarda los datos en el almacén de datos de Office Access 2007, - actualizando eficazmente y de inmediato los datos en su aplicación de seguimiento sin necesidad de volver a escribirlos.
# Colaboración Web con Windows SharePoint Services. Los sitios Web basados en Windows SharePoint Services proporcionan un lugar en el que el equipo se puede comunicar, compartir documentos y trabajar de forma conjunta en un proyecto. Con Office Access 2007, puede publicar archivos de Access en bibliotecas o mover la aplicación a Windows SharePoint Services; al mover los datos y la base de datos cliente, su equipo interaccionar con la aplicación de forma fácil a través del explorador. Es posible ver, actualizar o eliminar formularios e informes directamente en el sitio de Windows SharePoint Services según la configuración de permisos establecida.

# Realice un seguimiento de listas de Windows SharePoint Services con Office Access 2007. Para tener una experiencia más completa, puede realizar un seguimiento de la información en listas de Windows SharePoint Services mediante el cliente Office Access 2007 del equipo.
# Trabaje sin conexión con listas de Windows SharePoint Services. Mediante Office Access 2007, puede trabajar con Windows SharePoint Services sin conexión. Si viaja, por ejemplo, puede conservar una copia local de una lista de SharePoint en el equipo portátil, donde podrá editar y consultar la lista como si se tratara de cualquier tabla de Office Access 2007. Los formularios e informes que utilizan la lista de SharePoint son completamente interactivos, - y Office Access 2007 puede, posteriormente, sincronizar la lista local con la lista en línea al volver a conectar el equipo portátil
.# Integración con el flujo de trabajo de Windows SharePoint Services. Los creadores de materiales que utilizan Office Access 2007 pueden utilizar la lógica empresarial creada con el soporte de flujo de trabajo de Windows SharePoint Services para crear aplicaciones de área de trabajo de colaboración. Use el flujo de trabajo para asignar automáticamente tareas a otros usuarios, informar sobre el estado del proyecto y ayudar a garantizar que las tareas se completan a tiempo. Todas las tareas de Windows SharePoint Services se pueden ver en Office Access 2007 o en Office Outlook 2007, según su forma de trabajar.
# Notificaciones de correo electrónico y RSS. Los usuarios pueden suscribirse a notificaciones de correo electrónico al agregar, eliminar o modificar registros. Además, los usuarios de suscripciones Really Simple Syndication (RSS) se pueden suscribir a fuentes de lista en Office Outlook 2007.
# Conectividad móvil. También es posible obtener acceso a las listas de Windows SharePoint Services a través de teléfonos móviles, de modo que los usuarios remotos puedan estar al día sobre los cambios efectuados en la información empresarial.
# Compatibilidad con PDF y XPS. Con Office Access 2007, puede guardar un informe en formato PDF o XPS para su impresión, envío y distribución por correo electrónico. Al guardar el informe como archivo PDF o XPS, puede capturar información del informe en un formato de fácil distribución que incluya todas las características de formato y que no requiera que los demás usuarios dispongan de Office Access 2007 para imprimir o revisar el informe.1

miércoles, 21 de octubre de 2009

base de datos relacionar

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla .
Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos , ahorrando memoria y espacio en el disco , aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas.
Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal de la que parte la relación y la otra será la tabla secundaria destino de la relación.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relación Uno a Uno : Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa .
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población.
Relación Uno a Varios : Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población.
Relación Varios a Varios : Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa .
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, una cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla lineas de pedido relacionada con clientes y con artículos.

lunes, 19 de octubre de 2009

tipos de datos

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access2000 son:
Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.
Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.
Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).
Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

objetos

Access consta de los siguientes tipos de objetos:
Tablas: Conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base de datos.
Consultas: Permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida en una tabla o en un conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de los tipos de consulta y de las condiciones que en ella se establezcan.
Formularios: Son diseños que realizamos para poder introducir, modificar o visulaizar los registros de una tabla o consulta. En los formularios podemos insertar campos calculados e imágenes.
Informes: Son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen como propósito prinicipal el ser impresos en papel, aunque también pueden simplemente visualizarse en pantalla.
Páginas: Una página de acceso a datos es un tipo especial de páginas web, diseñada para ver los datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una red local.
Macros: Son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento para realizar de forma automática tareas repetitivas.
Módulos: Son programas escritos especialmente para Access mediante un lenguaje de programación llamado Visual Basic para aplicaciones.

historia

Access versión 1.0 fue lanzado en noviembre de 1992, rápidamente en mayo de 1993 se lanzó access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación de Access Basic.
Cómo empezar advierte sobre una serie de circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o configuraciones incorrectas puede causar la pérdida de datos. Con la eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de la red, y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Database Engine, la fiabilidad de las bases de datos de Access se ha mejorado enormemente tanto en tamaño como en número de usuarios.
Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de Microsoft Office Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint y la transformación de Access Basic a Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cada versión de Office. Esto incluye el Access 97 (versión 8.0), Access 2000 (versión 9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003 (versión 11.0) y Access 2007 (versión 12.0). El formato de base de datos nativa de Access (la base de datos Jet MDB) también ha evolucionado a lo largo de los años. Incluyen los formatos de acceso 1.0, 1.1, 2.0, 95, 97, 2000, y 2002-2007. La más significativa fue la transición de Access 97 a Access 2000, formato que no era compatible antes, y Access 2000 requirió el nuevo formato. Desde Access 2000, todas las nuevas versiones de Access soportan este formato. Se añadieron nuevas características a Access 2002, que pudieron ser usadas por Access 2002, 2003 y 2007.
En Access 2007, un nuevo formato de base de datos se introdujo: ACCDB. El ACCDB soporta los tipos de datos más complejos, como archivos adjuntos y campos con múltiples valores. Estos nuevos tipos de campos son esencialmente de registros y permitir el almacenamiento de múltiples valores en un campo.
Antes del lanzamiento de Access, el mercado de base de datos de escritorio estaba dominado por Borland con sus programas Paradox y dBase, y FoxPro. Microsoft Access fue el primer programa en masa de base de datos para Windows. Con la compra de FoxPro y la incorporación de sus rutinas de optimización Rushmore dentro de Access, Microsoft Access se convirtió rápidamente en la principal base de datos para Windows de manera efectiva eliminando la competencia que no daba transición en el mundo MS-DOS.
Su nombre código fue Cirrus, el motor se llamó Ruby. Esto fue antes de Visual Basic, Bill Gates los llamo así y decidió que el lenguaje BÁSIC debía ser co-desarrollado como una aplicación ampliable, un proyecto denominado Thunder. Como los motores eran incompatibles entre si, estos proyectos fueron desarrollados por separado, sin embargo, estos se fusionaron de nuevo después de VBA.
Access también fue el nombre de un programa de comunicaciones de Microsoft, destinado a competir con Procomm y otros programas. Esto resultó ser un fracaso y se abandonó. Años más tarde, Microsoft reutilizó el nombre para su software de bases de datos

¿que es?

Microsoft Access es un programa Sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft un sistema de ipara uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de nformación entraría dentro de la categoria de Gestion y no en la de Ofimática como algunos creen